Съдържание
Срещите с добре документирани протоколи са по-ефективни и ефикасни, отколкото без такъв запис. Отбелязват се решенията и се проследяват мерките за действие и кой е отговорен за тях. Описани са съществени елементи на дискусията, така че хората, които не са присъствали на срещата, могат лесно да разберат какво се е случило, без да губят време за нови срещи. Създавайки минути, ще добавите добри неща към репутацията си за страхотни срещи.
решения
Всеки човек на срещата ще има своята гледна точка за това какво е станало и какво е решено. При вписването на тези решения и публикуването им като част от протокола, има официална версия на решението, ако има някакви разногласия в бъдеще.
Създаването на протоколи също може да доведе до по-голяма яснота за това, което е решено. За да се гарантира, че бележките са точни, когато дискусията е неясна, секретарят може да зададе въпроси като "Така че всички са съгласни, че стартирането на продукта ще се случи през юли или август?" Това кара всички участници да напуснат събранието със същото разбиране.
Елементи за действие
Записването на договорени действия на срещата е особено полезно за групи, които се срещат редовно. Прегледът на елементите от предишни срещи улеснява лесно да се знае какво трябва да се направи. Това дава на членовете на екипа стимул да изпълняват задачите си преди срещата.
Правни изисквания
В някои случаи, като например заседанията на борда, протоколът може да бъде изискване от устава на групата. Те могат да се считат за правни документи за цели като данъци и одити. Тези компании обикновено имат секретар, който отговаря за протоколите на всички заседания.
Определяне на секретар
Тъй като точните минути са важни, всяка среща трябва да има определен секретар. Правенето на пълни бележки и активното участие в срещата може да бъде предизвикателство, така че често е най-добре фасилитаторът на срещата да избере друг човек, който да записва фактите. Този служител трябва да отбележи решенията, мерките за действие и обсъждането на срещата по ясен и сбит начин. Много големи текстове може да не се четат.
стилове
Има различни стилове за писане на протоколи за срещи. За заседанията на съветите, където тези роли са правни и официални документи, законите могат да определят какъв вид информация ще бъде докладвана в текстовете. Някои видове протоколи не записват дискусията, която е довела до окончателното решение по даден въпрос.
Въпреки това, по време на бизнес срещи или екипи по проекти обикновено е по-ефективно да се записват ключовите моменти от дискусията. Записването на тези точки е полезно за хора, които не могат да присъстват или които искат да си спомнят какво е обсъждано по-рано, за да не се губи време на следващата среща.
