Съдържание

• Първа процедура: Депозит на средства
• Втора процедура: Изследване
• Трета процедура: Свържете се с отдела за продажби
• Процедура четвърта: Конкретна сметка
• Процедура пета: Свържете се с потребителя
• Процедура шеста: Нови разписки

Много компании не работят само с пари и следователно вписват вземания в своите книги. Това са стойности, които клиентите дължат на компанията и обикновено се признават като доход в отчета за доходите. Този процес може да бъде труден и често получените пари не могат лесно да бъдат осчетоводени в сметката на клиента. Процедурите в тази област определят техники за рационализиране на тази работа.

Първа процедура: Депозит на средства

Депозирайте всички получени чекове и пари в системата за вземания, дори ако те не могат да бъдат идентифицирани. Също така обработвайте незабавно плащанията с кредитни карти. Можете да направите бележка на депозита с неидентифициран чек, за да документирате транзакцията. Копия от депозитни разписки обикновено се предоставят онлайн, но това не важи за елементи, които са част от депозита. Направете копия на елементи, които не могат да бъдат идентифицирани веднага, и ги подайте по датата на получаване.

Втора процедура: Изследване

Вземете файла с най-старите предмети и първо работете върху тях. Опитайте се да намерите подобни имена в системата. Името на клиента може да е въведено неправилно. Можете да търсите всички отворени фактури, които съответстват на сумата на плащането или друга специална подробност. Някои счетоводни отдели имат файлове за неидентифицирани артикули, които са били разрешени, така че ако получите нов чек от същия клиент, не е нужно да губите времето си по въпроси за идентификация.

Трета процедура: Свържете се с отдела за продажби

Свържете се с търговския персонал и получете информация за плащания, които нямат кореспондент в системата. Тъй като вземанията произхождат от отдела за продажби, продавачите могат да ви помогнат, като предоставят полезна информация. Парите могат да бъдат плащането за продажба, която все още не е призната и, ако случаят е такъв, отделът по продажбите трябва да въведе сумата за вземане в системата. Ако разберете какви средства са получени за продажба, несвързана с отдела за продажби, уведомете съответния отдел и счетоводителя.

Процедура четвърта: Конкретна сметка

Създайте конкретен акаунт в главната книга, който да се използва за неидентифицирани разписки. Тази сметка често се създава като пасив с кредитно салдо. Когато получите неидентифицирано плащане, дебитирате пари и кредитирате сметката за неидентифицирани разписки. След като определите към кой потребител се отнася сумата, можете да обърнете записите и да влезете в сметката за вземания. Като алтернатива можете да използвате кредитна бележка за кредитиране на вземания и за изчистване на задължения.

Процедура пета: Свържете се с потребителя

Ако не можете да намерите разписка в отдела за продажби, следващата стъпка е да се свържете с клиента и да се опитате да получите подробности за продажбата. Понякога собственикът на малък бизнес може да купи нещо на негово име, но да плати с чек от компанията, като няма аналог в никоя сметка. Ако телефонен номер не е на чека, може да се наложи да използвате интернет, за да намерите информация за контакт. Уверете се, че имате чека или копието на чека в ръка, когато говорите с клиента, за да можете да дадете възможно най-много информация.

Процедура шеста: Нови разписки

Ако след разумно време все още не можете да намерите клиента във вашата система, попитайте контролера за разрешение да създадете ново вземане в системата. След това добавете бележка за ситуацията и свържете чека с този нов акаунт. В зависимост от сумата на чека, няма смисъл да отделяте повече от час, опитвайки се да финансирате правилната сметка. Ако имате много от тези елементи, срещнете се с търговския персонал, за да определите какво стои зад този проблем и се опитайте да го поправите.