Съдържание
Рецепционистите обикновено са първите хора, които виждате, когато влизате в офис, което ги прави важно представителство на фирмите, в които работят, и останалите професионалисти в офиса. Спазването на бизнес етикета е важна част от работата на рецепциониста, но многото промени и мнения, които представляват добри маниери, затрудняват рецепциониста или ръководителя да определи подходящото поведение.
Значимост
Трудно е да се преувеличи значението на рецепциониста като човека, който създава първо впечатление на обаждащия се и посетителите. Рецепционист с лоши маниери дава отрицателен тон преди среща и не вдъхва доверие на потенциалните клиенти. От друга страна, рецепционист, който спазва етикета на бизнес средата, дава силно чувство за професионализъм и ефективност. Това не само подобрява имиджа на компанията за външни лица, но също така помага на другите служители да се чувстват, че офисът им е професионално място за работа.
Видове
Рецепционистите представляват работодателите си по различни начини. Отговарянето на телефонни обаждания и поздравяването на посетителите са две от най-често срещаните задачи за рецепционистите и двете изискват подходящ етикет. Фирмената политика може да изисква от рецепционистите да използват предварително определен скрипт по телефона, когато получават обаждания и когато се свързват с различни видове клиенти. В други случаи на рецепционистите е разрешено да използват собствената си преценка при обработката на всяко взаимодействие с клиентите по различен начин, но с подходящо ниво на формалност и професионализъм. Лицата, които работят в офиса, понякога предават допълнителни правила на рецепционист, като например кога и как рецепционист може да се свърже с тях.
Обучение
Докато в някои офиси от рецепционистите се изисква да имат диплома за средно или колеж, голяма част от обучението по рецепция на рецепциониста се провежда на работното място. Рецепционистите могат да започнат работа в офис на позиция, която не изисква взаимодействие, или като работа за въвеждане на данни, или като помощник в офиса. Вниманието към фирмените политики и поведението на рецепционистите може да квалифицира новите служители за рецепция за първи път, което ще генерира опит, който може да бъде полезен при търсене на друга работа на рецепциониста.
Съображения
Всяка индустрия и офис имат свои собствени правила за етикета на рецепциониста. Някои офиси изискват официална рокля и режим на реч. Други налагат по-небрежна форма на етикет, за да накарат клиентите да се чувстват спокойни и добре дошли. Комуникацията между нова рецепционистка и нейните ръководители е от съществено значение, за да се информират всички какво се очаква. Като рецепционист, ако не сте сигурни в етикета за конкретна ситуация, учтиво се извинете и попитайте старши ръководител или рецепционист как трябва да реагирате.
Съвети
Въпреки че всеки офис е различен, рецепционистите все още могат да се възползват от едни и същи съвети. Да бъдеш многозадачен човек е от съществено значение за доброто представяне, но когато някой влезе в офиса, е важно да му отдадеш цялото си внимание. Това означава да поставите обажданията на изчакване или да ги завършите бързо, да оставите настрана хартиите и да осъществите директен контакт с очите. Работното пространство на рецепциониста не трябва да се затрупва, за да изглежда по-професионално, а също и да улеснява изпълнението на прости задачи, като например намиране на информация и предлагане на някой химикалка, за да попълни формуляр. И накрая, когато завежда някого в офис, рецепционистът винаги трябва да поеме водещата роля, за да увери госта, че присъствието му е позволено и да го спаси от неудобството да не знае къде да отиде.
