Съдържание

• Получавайте обаждания и имейли
• Поздравете посетителите
• хамалин
• Обща работа

Основната роля на рецепциониста е да действа като портиер за организацията или бизнеса. Специфичните функции варират в зависимост от характера на компанията. Например, рецепционист в клиниката може да помогне при обработката на здравни грижи, а салон-рецепционист може да се опита да продаде продукти за коса. Има обаче някои функции, извършвани от администратора, които са универсални.

Рецепционистката действа като портиер за компания. (Hemera Technologies / Photos.com / Getty Images)

Получавайте обаждания и имейли

Администраторът винаги трябва да приема обаждания. Сложността на тази задача варира от бизнес към бизнес - има моменти, когато рецепционистът трябва да се справи с многолинейния телефон, докато в други случаи обемът на обажданията е по-лек. Рецепционистката трябва да отговори любезно на телефона и да насочи повикването към десния отдел или да запише съобщение, когато е необходимо. Понякога рецепционистът има достъп до имейл адрес и трябва да пренасочи имейлите към съответното лице.

Поздравете посетителите

Лицето на рецепцията има функцията да представлява компанията по позитивен начин. Изображението, проектирано от рецепциониста, може да зависи от характера на компанията. Ако това е салон за красота, може да е по-важно рецепционистката да има голяма прическа и да я поддържа чиста. Ако районът е модерен, персоналът на рецепцията може да се нуждае от разнообразен гардероб. Независимо от бизнеса, рецепционистът трябва да бъде приятелски настроен и професионален с персонала и посетителите.

хамалин

Въпреки че е жизнено важно рецепционистката да премине професионален имидж и да остави посетителите на спокойствие, рецепционистът понякога трябва да направи преглед на посетителите. В епоха на повишени опасения за сигурността рецепционистът може да се наложи да потвърди кой е посетителят, да попита за тяхната самоличност или да провери дали те са в списъка на гостите. Някои фирми имат вътрешна комуникационна система, която позволява на рецепциониста да провери посетителя, преди да могат да получат достъп до сградата.

Обща работа

Докато отговарят на телефонни обаждания и получаващи посетители могат да отнемат по-голямата част от деня, рецепционистите също имат някои административни отговорности, които могат да включват въвеждане на писма и бележки, конференции за планиране, опаковъчни артикули за пощенски пратки, обработка на листа и подаване документи. Рецепционистът може също да съдейства за координиране на срещите, поддържане на определени райони чисти и организирани и поръчване на офис консумативи.