Съдържание
Традиционното архивиране на хартия е до голяма степен заменено или подпомогнато чрез съхраняване на файлове в бази данни на компютър. Традиционното архивиране има предимства и недостатъци. Въпреки че хартиените файлове са на една ръка разстояние и са лесно достъпни, те също така заемат много място и загуба на хартия. Определянето дали традиционната система за картотекиране е подходяща за вас ще зависи от вашия бизнес. Адвокатските кантори и компаниите, които имат медицински досиета, може да имат файлове, които се променят и растат бързо, така че традиционното подаване на хартия е единственият ефективен начин да се следи ежедневното развитие.
Лесен достъп
Традиционната файлова организация е лесна за достъп. Файловете са физически на централно място. Ако не можете да намерите нищо, можете да отделите време да прегледате всеки файл, докато намерите точно това, което търсите. Възможността да преглеждате, докосвате и четете вашите файлове винаги може да ви помогне да помислите как да въведете иновации в аспектите на вашия бизнес.
Лесно за разбиране
Традиционните картотечни системи обикновено са лесни за разбиране. Архивите могат да бъдат организирани по няколко начина, включително по азбучен ред, по предмет или компетентност, числено, по дата, място или по важност. Дори първоначално да не разбирате системата за подаване, която да използвате, можете да разберете това, като претърсите архивите и обърнете внимание на определянето на факторите.
Остарял
От друга страна, традиционното архивиране на файлове е заменено в много организации от компютър. Все повече компании сканират и изтеглят своите файлове на офис компютри. С този метод работниците ще могат да намират файловете и да ги качват незабавно със софтуера за търсене на база данни, спестявайки време и увеличавайки производителността.
Трудна защита
Традиционното архивиране на файлове няма адекватна защита. Пожари или други природни бедствия могат да унищожат файловете, което може да доведе до загуба на бизнес. Архивирането на традиционните файлове отнема време и отнема часове на копиране, етикетиране и повторно архивиране.
Липса на пространство и ефективност
Традиционната файлова организация може да излезе извън контрол. Броят на файловете за организиране нараства с вашия бизнес; може да се превърне в главоболие, когато става въпрос за намиране на място за всички документи. Ефективното архивиране на елементи също може да се превърне в предизвикателство.
