Съдържание
Успешните рецепционисти могат да се справят с много задачи, като в същото време дават положително първо впечатление на гостите, посетителите и потенциалните служители на компанията. Независимо дали в малък бизнес или в мултинационална корпорация, подходящите организационни умения могат да бъдат ключът към поддържането на добър прием. Добрите организационни идеи опростяват рутинните задачи и подобряват гостоприемството.
Кратък справочник
Създавайте бързи справочници за рутинна информация, като често използвани телефони, номера на офиси и разширения. Разделете тези ръководства на ламинирани папки за лесно управление и бърза справка. Дръжте ги в организирани файлове, докато не се използват. Помислете за запазване на допълнителни копия, за да ги предоставите при поискване. Ръководствата ще ви направят по-ефективни и ще спомогнат за ускоряване на рутинните задачи като прехвърляне на повиквания.
Основни ангажименти
Направете списък на планираните посещения за деня, организирани по график. Поставете името на човека и когото уведомявате за пристигането. Това ще ви позволи да персонализирате приветстваните фрази за посетителите. Например, когато пристигне гост, можете да кажете: "Добре дошли, г-н Смит, г-жа Суза очаква с нетърпение срещата." Този тип приемане кара госта да се чувства по-добре дошъл и може да помогне за подобряване на резултатите от срещата. Персонализираното посрещане е особено полезно за интервюта за работа. Ако потенциалният служител се чувства добре дошъл, той или тя ще бъдат по-спокойни за интервюто ви, като имат по-благоприятни шансове да работят за компанията.
Планиране за интервали
Уверете се, че имате подкрепа, за да я покриете на интервали или в дни, когато сте болни. Създавайте бележки, които покриват основните задължения и функции, които могат да бъдат предадени на всеки, който ви заменя. Можете да създадете ротационна система за временни замествания между различни отдели на вашата компания. Това ще ви даде повече контакти с различните части на компанията, което ще ви улесни в бъдеще.
лексикон рамки
Създайте табела за съобщения за компанията, подчертавайки позитивните новини и дейности на компанията. Актуализирайте ги, когато имате свободно време, поставете ги в зоната за чакане, за да могат посетителите да гледат. Това ще бъде конструктивен начин посетителите да прекарат времето, докато чакат своите назначения, както и да им помогнат да се запознаят с компанията. Като заемате гостите си, можете да съсредоточите вниманието си върху други задачи и телефонни разговори, което увеличава ефективността ви.
закуски
Поддържайте напитките на върха на пръстите си. Инсталирайте малък хладилник, за да поддържате студени напитки под бюрото си или в зоната за чакане. Имате наблизо индивидуално кафене, както и захар и подсладител. Поставете поднос за сервиране на печени изделия на рецепцията си или купа с бонбони. Насладете се на напитки наблизо и ще можете да посрещнете гостите на компанията, без да напускате рецепцията.
